Comunicación escrita

09.08.2019

Como vemos la forma de comunicarnos, es muy variada. 

Constantemente interactuamos con los demás, utilizando todas las vías de comunicación posibles y realmente son infinitas. Ya hablamos de los pies que son los más chivatos de nuestro estado emocional, también de las manos, de la mirada e inconscientemente transmitimos emociones, sensaciones que son las más perceptibles por los demás.

Pero dejemos esto atrás, ya que en este caso hablaremos de la forma de comunicarnos más formal de todas que el título ya lo indica.

La comunicación escrita que antiguamente se utilizaba para reflejar y dejar constancia de la historia comenzó con símbolos. Los egipcios dejaron constancia de su historia escribiendo en las piedras  mediante símbolos y fue la primera forma de comunicación escrita.

Los primeros libros se fabricaban uno a uno ya que se hacían a mano, era un proceso artesano, lento y demasiado costoso.

Pero como el ser humano está en constante avance y aprendizaje, evidentemente esto a evolucionado. ¡Y de qué manera!.

Aquí hablaremos de la comunicación escrita en el ámbito empresarial, porque sera una herramienta fundamental para establecer buenas relaciones.

Lo primero a tener en cuenta es a quién va dirigido nuestro mensaje, y realizar ciertas preguntas para establecer un contexto claro, sencillo y cortés. De esta forma llegar al receptor de manera que entienda el texto pero sobre todo lo que intentamos transmitir. Esto serían los principios básicos: Claridad, Sencillez, concisión y cortesía.  

Nos adentramos entonces en los tipos de escritura según el destinatario y aquí distinguimos:

  • Formal
  • Educado
  • Cordial
  • Neutral
  • Informal

La que más nos interesa es la escritura educado o neutral que es la que se recomienda en correspondencia de oficina, y la más utilizada. En caso que el destinatario tenga un rango  superior recomendamos usar la correspondencia muy formal.

Recordaros que disponemos de infinitas herramientas para evitar fallos, además del corrector ortográfico que es conveniente revisar siempre antes de enviar un documento, tenemos la página de la real academia española para ayudarnos en dudas de ortografía, puntuación, sintaxis y gramática. Es muy importante comprobar que además de la buena presentación, no tenemos errores gramaticales y así generar una buena imagen. 

También hay que verificar los elementos de una buena presentación de nuestro documento y para esto debemos tener en cuenta lo siguiente: 

Papel

Si nuestra empresa no dispone de un papel con su propio membrete y tipografía, o pertenecemos a las administraciones publicas que ya los tienen diseñados, entonces se recomienda utilizar papel blanco, en tamaño A4 y con espesor mínimo de 80grs.

Interlineado 

Normalmente los procesadores utilizan por defecto el sencillo, pero podemos usar el 1.5.

Párrafo

Siempre comienzan con mayúscula y terminan con punto y aparte. Debemos poner el encabezado, el cuerpo y el pie del documento para que visualmente resulte atractivo y de fácil lectura. Disponemos de las herramientas de los procesadores para cambiar nuestro párrafo a la izquierda, derecha, justificado centrado.

Tipografía 

Lo habitual es usar un tamaño 11, 12 y color negro o azul oscuro si queremos resaltar algo, así como usar negritas.

Margenes

Margenes izquierdo y superior con un mínimo de  4 cm,  y el inferior de 3 cm.

Veamos ahora los documentos de las administraciones públicas que debemos tener claro para gestionarlo correctamente.

Dentro de la comunicación interna tenemos:

  • Aviso
  • Memorándum
  • Informe
  • Convocatoria
  • Acta

Y en la comunicación externa:

  • Carta
  • Instancia
  • Oficio
  • Certificado

Los soportes para crear y enviar documentos:

Papel




Carmen Rivas 
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