REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO

El archivo es un conjunto ordenado de documentos, según normas y criterios y existe un lugar físico donde se guardan esos documentos.

También puede ser el fichero o documento que creamos en el ordenador.

La finalidad es guardarlos.

Los requisitos que deben cumplir los archivos son:

Organización de archivo

Ciclo de vida de un documento

Nacimiento: Se crea para un determinado fin.

Madurez: Tiempo en que se trabaja con ellos.

Declive: Los documentos se guardan.

Muerte: se elimina cuando ya no sirve

Según el soporte del documento podemos clasificar en físico o informático. 

Tipos de archivo

Pasos a seguir para archivar un documento:

Según el soporte del documento:

• Físico
• Informático

Según la frecuencia con la se usan (ciclo de vida del documento) :

• Activos. También llamados archivos de gestión, entregados y creados que se consultan con frecuencia.
• Semiactivos. Tienen valor para la empresa pero dejaron de ser activos.
• Inactivos. No son útiles para uso diario pero se deben guardar por razones legales.

Según donde se coloquen pueden ser:

• Archivos centralizados: Todos los archivos de la empresa se guardan en el mismo sitio, independientemente de donde estén los demás departamentos.
• Archivos descentralizados: Archivos que van por áreas y que se guardan en cada departamento en concreto.
• Mixto: Se comparten archivos en ambas situaciones.

Según la propiedad del archivo

• Archivos públicos
• Archivos privados

Sistemas de ordenación y clasificaciones documentos administrativos:

1. Clasificación Alfabética
2. Clasificación Numérica. Guardar por números. La clasificación numérica se suele utilizar en facturas, cheques albaranes
3. Clasificación Alfanumérica Números y letras
4. Criterio geográfico. Por zona geográfica. Proveedores según zona
5. Clasificación por materias. Poner códigos por productos.
6. Cronológica. Por fechas de entrada, pedidos, nóminas, facturas proveedores.

1-Clasificación de nombres de personas

Ordenatriz

"Se debe establecer cual es la palabra principal o clave por la cual se va a clasificar."

• Si el primer apellido de dos personas coincide, se ordena por el segundo apellido, y si coincide, por el nombre.
• Si el apellido es compuesto se ordena con un guión y se trata como si fuera simple.
• Si el apellido tiene articulo o proposición se puede clasificar de dos formas: teniendo en cuenta el articulo o sin tenerlo en cuenta. Se debe seguir siempre el mismo orden.
• Los nombre extranjeros si no distinguimos cual es el apellido y el nombre, se ordena según se escribe.

Clasificación de nombres de empresas o instituciones.

• No se tendrá en cuenta la palabra que definan el tipo de empresa
• No se tendrá en cuenta los artículos y preposiciones como palabras ordenatriz

El mayor problemas es que no se realicen correctamente.

Planificación de un archivo para la gestión de la documentación

1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad.
2. Determinación de contenidos y tipos de documentos a archivar.
3. Sistema de registro y codificación a implantar.
4. Clasificación de documentos niveles de acceso y restricciones del personal
5. definir las formas de acceso al archivo
6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: Destrucción. Archivo definitivo.
7. Elaboración del manual de archivo.
8. Comunicación de los empleados de procedimientos de acceso.

¿Que debemos saber antes de decidir cómo organizar los archivos?

Hay que hacerse la idea del organigram de la empresa. departamentos, áreas, funciones y actividades que se llevan a cabo, porque en función de eso identificamos lo que vamos a necesitar.

• Determinar los contenidos de los tipos de documentos.
• Saber que sistema de registro y codificación se va a implantar.
• Controlar la documentación a través de las hojas de control
• Establecer la clasificación de documentos y niveles de acceso y restriccion de personal.(quien puede ver determinados documentos)
• Niveles de seguridad de los datos. 

Nivel bajo ( datos de contacto, dirección, nif, email)

Nivel medio (Instrucciones penales seguridad social adm. tributaria)

Nivel Alto Ideología/religión/afiliación sindical/origen racial/salud/vida sexual.

• Definir las formas de acceso al archivo (como se va a utilizar ese archivo)
• Normas de conservación del documento. Siempre acorde a la ley de protección de datos.
• Sistemas para garantizar la destrucción de papel cumpliendo la LOPD.

CONTENIDO BÁSICO DEL MANUAL DE ARCHIVO

Normalización de la forma de acceder y gestionar los archivos.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS

A continuación os dejo un video muy breve de la nueva Ley de protección de datos.

Siempre es conveniente ante cualquier duda consultar directamente en la pagina oficial para descartar dudas y aplicar la ley correctamente. Es un tema muy amplio y no nos vamos a detener en todo, pero sí que es importante tener claro los principios básicos.

AQUÍ EL ENLACE https://www.aepd.es/  

Hemos intentado resumir y explicar algunos conceptos de la Lopd que podéis ver en el botón de descarga. (Maria José, Luz, Vero,Vivi, Yasse)

Reproducción de documentos

Normalmente encontramos manuales de uso en cada equipo, de todas formas intervienen varios factores.

La calidad de la reprografía va a depender de la interacción de los equipos utilizados, de los materiales seleccionados y del personal que realiza la reprografía.

Primero es necesario tener claro dos conceptos básicos.

Gramaje Peso en gramo del papel por metro cuadrado.

Pixel es la unidad menor del tamaño de la imagen digital.

Por lo tanto en la fotocopiadora tenemos que tener en cuenta que para que la calidad sea optima debemos utilizar un papel con gramaje y blancura apropiados, evitar las manchas que se pueden producir si los rodillos no esta limpios, utilizar formato y orientación adecuados y usar consumibles de calidad y adecuados para la fotocopiadora.

En la impresora debemos tener en cuenta que usar los consumibles recomendados por el fabricante nos brinda una calidad optima, elegir según el modo de impresión (borrador, máxima calidad, normal). Alinear siempre los cartuchos o tóner tras sustituirlos.

Y en el escaneo mantener siempre limpio el cristal de exposición, y ajustar la resolución. Cuanto mayor sea la solución, mayor será la calidad de la imagen obtenida.

(PEGAR CUADRO DE EXCEL)

SEGURIDAD EN LAS OPERACIONES DE REPROGRAFÍA

• Los riesgos laborales más habituales en el uso de los equipos de reprografía son:
• Exposición a sustancias nocivas y tóxicas
• Exposición a radiaciones.
• Atrapamiento por y entre objetos
• Contactos eléctricos.
• Contactos térmicos.

Ley 31/1995, de 8 de noviembre, Prevención de Riesgos Laborales. Directiva Marco Europeo sobre Salud y Seguridad en el trabajo 89/391.

Según esto debemos seguir unas normas básicas para la instalación de las maquinas de reprografía:

Instalar en lugares sin humedad ni polvo.

Colocarlos en sitios estables para evitar que se caigan.

Renovar el aire en el espacio destinado a las maquinas ya que desprenden calor y polvo.

Evitar el cableado múltiple

No realizar empalmes, modificar cables o ponerle encima peso.

Nunca tirar del cable para desconectar.

Precaución al cambiar el Tóner.

Al eliminar atascos tener cuidado ya que hay partes que pueden estar calientes y provocar quemaduras.

Existe riesgo luminosos, la luz que emite las fotocopiadoras y los escáneres son perjudiciales para los ojos.

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